Kurzantwort: Die Organisationsstruktur prüfst du anhand von vier Fragenblöcken: Rollen, Entscheidungswege, Übergaben sowie Wissen und Vertretung. Pro Block beantwortest du drei Fragen mit ja, teilweise oder nein, bezogen auf den Alltag, nicht auf das Papier. Mehrfach nein zeigt, wo sich ein genauer Blick lohnt.
Ein Organigramm sagt nicht, ob die Struktur trägt, und das Bauchgefühl ist unzuverlässig. Entscheidend ist, was im Alltag passiert, nicht was vorgesehen ist. Wer eine Strukturanalyse im Unternehmen oder eine Analyse der Führungsstruktur sucht, kann hier mit einem Selbstcheck beginnen. Du brauchst dafür keine Unterlagen und etwa zwanzig Minuten.
Welche zwölf Fragen zeigen, ob meine Struktur trägt?
Block 1: Rollen
Wissen alle, wofür sie zuständig sind und wofür nicht?
Gibt es für jede wichtige Aufgabe genau eine verantwortliche Rolle?
Sind Doppelungen und Lücken zwischen Teams bekannt und bereinigt?
Vertiefung: Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren
Block 2: Entscheidungswege
Ist festgelegt, welche Entscheidungen die Geschäftsführung behält und welche nicht?
Wissen Mitarbeitende, bis wohin sie selbst entscheiden dürfen?
Wandern Entscheidungen nur selten zur Geschäftsführung zurück?
Vertiefung: Entscheidungen delegieren als Geschäftsführer
Block 3: Übergaben
Gibt es für wiederkehrende Übergaben eine feste Form?
Ist klar, ab wann die Verantwortung beim Empfänger liegt?
Bleibt Nacharbeit nach Übergaben die Ausnahme?
Vertiefung: Übergaben verbessern
Block 4: Wissen und Vertretung
Könnten die wichtigsten Schlüsselpersonen zwei Wochen ausfallen, ohne dass Wichtiges liegen bleibt?
Hat jede ausfallkritische Aufgabe eine benannte Vertretung mit Befugnis?
Ist wichtiges Wissen außerhalb einzelner Köpfe festgehalten?
Vertiefung: Wissensträger-Abhängigkeit reduzieren und Vertretungsregelung im Team
Wie lese ich das Ergebnis?
Antworten pro Block und Einordnung
Dreimal ja: Der Bereich trägt im Alltag. Beobachten reicht.
Ein- bis zweimal teilweise oder nein: Einzelne Schwachstellen. Gezielt bearbeiten.
Mehrfach nein: Hier lohnt sich der erste genaue Blick. Diesen Block zuerst angehen.
Hinter vielen Nein-Antworten steckt dieselbe Ursache: fehlende Governance, also nicht festgelegte Entscheidungswege und Befugnisse, und keine gemeinsame, verbindliche Quelle dafür, wer was verantwortet (Single Source of Truth). Das ist eine Orientierung, keine wissenschaftliche Messung, und sie ersetzt keine Analyse. Sind mehrere Blöcke betroffen, beginne mit den Entscheidungswegen.
Was sollte ich nach der Checkliste sofort stoppen?
Nicht alle Blöcke gleichzeitig angehen.
Keine Reorganisation allein auf Basis der Checkliste.
Keine neuen Tools, bevor der Block mit den meisten Nein-Antworten geklärt ist.
Was mache ich als Nächstes?
Wähle einen Block, nicht alle. Lege fest, wer ihn bis wann klärt, und prüfe nach vier Wochen erneut.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich die Struktur prüfen? Zum Beispiel vor einem Wachstumsschritt und danach einmal im Jahr.
Wer sollte die Fragen beantworten? Nicht nur die Geschäftsführung. Lass zwei oder drei Mitarbeitende dieselben Fragen beantworten. Unterschiede sind aufschlussreich.
Ersetzt die Checkliste eine Analyse? Nein. Sie liefert einen ersten Hinweis, aber keine belastbare Ursachenfeststellung.
Wann lohnt sich ein Blick von außen?
Wenn die Checkliste mehrere Bereiche auffällig macht oder unklar bleibt, ob die Ursache bei Rollen, Abläufen oder Steuerung liegt, hilft eine begrenzte Analyse. In einer Organisationsanalyse erhältst du einen Befund mit Beleglage, die benötigte Betriebsstruktur und ein bis drei priorisierte Hebel. Wie ich vorgehe, steht auf der Seite Methode.
Wo zeigt deine Checkliste die größten Lücken? In einer 15-Minuten-Mandats-Sichtung via Zoom prüfen wir, ob Anliegen und Leistungsrahmen zusammenpassen. Kostenfrei, unverbindlich, kein Beratungsgespräch.
Über die Autorin: Karina Gaedtke, Strategic Business Architect: Organisationsberatung und Prozessoptimierung für den Mittelstand (10–100 Mitarbeiter).
